Brands and Partners Privacyverklaring

Inleiding

We zetten ons in om jouw privacy te beschermen en te respecteren, en willen ervoor zorgen dat je begrijpt hoe jouw persoonsgegevens worden verwerkt. Lees deze Verklaring aandachtig door, zodat je volledig begrijpt op welke basis we je informatie gaan gebruiken, inclusief welke informatie we over je verzamelen, hoe we de informatie gebruiken, waar we de informatie opslaan en aan wie de informatie wordt vrijgegeven.

Wie zijn we en hoe kan je contact opnemen?

In deze Verklaring wordt uitgelegd hoe Value Retail Management en onze Villages je persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en beheren in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving op het gebied van gegevensbescherming. In de meeste gevallen zijn Value Retail Management Ltd en de Villages de verwerkingsverantwoordelijke voor jouw persoonsgegevens zoals beschreven in deze Verklaring.

Als je om welke reden dan ook contact met ons moet opnemen (ook vanwege vragen met betrekking tot deze Verklaring of om de hieronder uiteengezette rechten uit te oefenen), neem dan contact met ons op via Notices@ValueRetail.com.

Voor onze Villages in Duitsland, Ingolstadt Village en Wertheim Village, is een functionaris voor gegevensbescherming aangewezen. Je kan er contact mee opnemen via DatenSchutzBeauftragter@ValueRetail.com

Meer informatie

Klik hier om te zien wie wij zijn. De vermelde entiteiten zijn de eigenaars en exploitanten van outletwinkelcentra (Villages) binnen The Bicester Collection. Verwijzingen in deze Verklaring naar "we" en "wij" of "ons" en "onze" zijn verwijzingen naar de vermelde entiteiten. Alle genoemde entiteiten zijn gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken en verplichten zich ertoe je privacy te beschermen.

Als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken hebben we onderling afspraken gemaakt om ervoor te zorgen dat we op de juiste manier en in overeenstemming met de gegevensbeschermingswetgeving met je persoonsgegevens omgaan. Deze afspraken weerspiegelen onze respectieve rollen en verantwoordelijkheden met betrekking tot jou en je persoonsgegevens. Ze houden rekening met welke entiteit in de beste positie verkeert om onze diensten uit te voeren en onze verplichtingen na te komen. Deze onderlinge afspraken hebben geen gevolgen voor jouw rechten in het kader van de wetgeving inzake gegevensbescherming. Aarzel niet om contact met ons op te nemen voor meer informatie over deze afspraken via het hierboven vermelde adres.

Werkgevers van merken en personeel van aannemers die in onze Villages werken, zullen persoonsgegevens van hun werknemers verwerken in verband met hun relatie met hen en zullen altijd de verantwoordelijke voor de verwerking van die gegevens zijn. Alle interacties en uitwisselingen van persoonsgegevens tussen onze Brand Village-partners, aannemers en Value Retail worden beheerd via contractuele afspraken tussen ons, als onafhankelijke gegevensbeheerders.

Toepassing van deze verklaring

Deze Verklaring is van toepassing op de manier waarop wij persoonsgegevens verzamelen en verwerken van onze merken en aannemers die in onze Villages werken, contactpersonen van Brand Head Office, leveranciers en andere partners zoals belangrijke opinieleiders, influencers en partners in toerisme en vrije tijd.

De persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt tijdens onze zakelijke contacten met jou en kunnen worden verzameld van jezelf of van jouw werkgever, indien deze hiervoor afspraken heeft gemaakt.

Mogelijk zijn er andere privacyverklaringen van toepassing voor ons gebruik van jouw persoonsgegevens, bijvoorbeeld voor activiteiten in de Village die in onze Privacyverklaring voor Villages zijn beschreven of wanneer je je aanmeldt voor ons ledenprogramma of wanneer je onze websites of de Village-app gebruikt.

Welke informatie verzamelen we?

Het is voor ons gebruikelijk om persoonsgegevens te verzamelen, te verwerken en op te slaan als onderdeel van zakelijke afspraken met jou en terwijl onze partners werken en actief zijn in onze Villages, inclusief:

• volledige naam;
• professioneel e-mailadres (of persoonlijke e-mail als je dat verkiest);
• telefoonnummer van het werk (persoonlijk telefoonnummer als je dat verkiest);
• nummerplaat;
• handtekening;
• foto (als je hiervoor toestemt);
• informatie van je werk (zoals functietitel) en functiespecifieke vaardigheden;
• de talen die je spreekt;
• locatie van je werk, beschikbare uren/werkuren;
• gegevens van je werkgever (inclusief de naam en contactgegevens van je lijnmanager);
• inloginformatie, waar je toegang hebt tot systemen of platforms die worden gedeeld of beheerd door Value Retail.

Meer informatie

Wanneer je ervoor kiest om mee te doen met de opleidingsdiensten van Value Retail en wanneer Brand Partner Store Managers meedoen met ons Value Retail Leadership Excellence Programme, verwerken wij de informatie over opleiding, carrière en beoordeling, zoals de duur dat je je functie al uitoefent, belangrijke wijzigingen in je functie en datums van beoordeling. We gaan ook informatie verwerken om je leiderschap, mindsetvaardigheden, houding en kennis te meten (die deel uitmaken van het Value Retail Leadership Excellence Programme Store Manager Competency Framework), omdat die op je functie van toepassing zijn. Tijdens onze opleidingsevenementen verwerken wij gegevens over het opleidingsevenement (datum, tijd, naam van het evenement), gegevens over jouw aanwezigheid, prestaties en eventuele test- of beoordelingsresultaten.

Hoe gebruiken wij jouw informatie?

Wij verwerken jouw informatie als onderdeel van onze dagelijkse activiteiten, zoals wettelijk verplicht is of om te voldoen aan onze contractuele afspraken met Brands and Partners, voor de volgende doeleinden:

• toegang en parking op het terrein beheren;
• de activiteiten van de Village beheren, zoals opening en sluiting, beveiliging en veiligheid, en alle incidenten en noodgevallen;
• verslagen over vergaderingen, boetiekverkoop en vastgoedrapportage bijhouden;
• de gastenservices beheren als je bent ingehuurd om deze te leveren;
• campagnes en marketingmateriaal beheren, zoals fotoshoots en films, als je ervoor kiest om mee te doen;
• jou te contacteren in verband met activiteiten van de Village;
• helpen bij vragen en verwijzingen of feedback en klachten;
• nieuws en andere relevante informatie delen;
• de toegang beheren tot systemen of platformen die gedeeld of beheerd worden door Value Retail, waaronder alle nodige maatregelen om toegang te verhinderen indien nodig;
• evenementen faciliteren voor partners die in onze Villages werken;
• leveranciersafspraken beheren, waaronder due diligence, werkopdrachten en betalingen;
• werkbestellingen of vergunningen voor aannemers organiseren;
• opleiding en ontwikkeling aanbieden en organiseren voor onze merkpartners en personeel van de aannemers ter plaatse, waar jij voor kiest om aan mee te doen.

Meer informatie

Als onderdeel van het Value Retail Leadership Excellence Programme:

• Handhaven wij hoge prestatienormen voor winkelmanagers door sterke punten te benadrukken en te ontwikkelen en verbeterpunten te identificeren en te ondersteunen.
• Zorgen wij ervoor dat alle winkelmanagers die ondermaats presteren de juiste hulp, aanvullende opleiding en aandacht krijgen om beter te presteren.
• Passen wij een eerlijk, gekalibreerd en consistent beoordelingsproces toe op alle winkelmanagers die voor onze Village Brand Partners werken.
• Maken wij samenvattingen en output van de beoordelingen en delen deze met jouw werkgever en met ander personeel van Value Retail.
• Verzamelen en beoordelen wij de prestaties van winkelmanagers van een Brand Partner, Village of op het niveau van de Value Retail-groep om te begrijpen of de programmadoelstellingen en -doelen worden gerealiseerd, om trends en potentiële verbeteringen te bepalen en om belanghebbenden en het senior management te informeren.

Wettelijke basis voor onze verwerking

Wanneer we jouw persoonsgegevens verwerken, hebben we altijd een wettige reden om ze te gebruiken. De wettelijke basis voor onze verwerking is een van de volgende:

Legitieme zakelijke belangen – om de activiteiten van de Village te beheren, de gastenservice en -ervaring te ondersteunen, managementrapportage en prognoses faciliteren, om de toegang tot het systeem te beheren en het Value Retail Leadership Excellence Programme en andere opleidingsdiensten uit te voeren.

Meer informatie

Wij verwerken persoonsgegevens voor onze hierboven beschreven legitieme bedrijfsbelangen en hebben een evaluatie uitgevoerd om ons ervan te verzekeren dat de rechten en vrijheden van de verwerkte personen niet opwegen tegen onze legitieme belangen.

Voldoen aan onze contractuele verplichtingen – wanneer wij afspraken hebben met merken, aannemers, leveranciers en andere personen die een contract hebben met Value Retail en/of de Villages.

Nakoming van wettelijke verplichtingen – om rechtsvorderingen vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.

Toestemming – voor de verwerking wanneer je akkoord gaat met het gebruik van je afbeelding.

Overdracht van persoonsgegevens

We zijn onderdeel van een wereldwijde groep bedrijven en zijn actief in verschillende landen. Het management van Value Retail en onze Villages kan toegang hebben tot jouw gegevens voor de doeleinden die in deze Verklaring worden uiteengezet, inclusief als onderdeel van het Value Retail Leadership Excellence Programme, waarbij wij jouw persoonsgegevens ook kunnen delen met consultants en professionele adviseurs die ons soms bijstaan. Contacteer ons als je hier meer over wilt weten.

We werken samen met derden die het gebruik van systemen en de administratie mogelijk maken. We treffen maatregelen om ervoor te zorgen dat het delen van jouw persoonsgegevens veilig verloopt. Zo controleren we of derden genoeg garanties geven met betrekking tot de vertrouwelijkheid en beveiliging van jouw persoonsgegevens en of ze overeenkomsten voor gegevensverwerking hanteren waar de mate van verwerking en naleving van wettelijke vereisten zijn uiteengezet.

De informatie die we over jou verzamelen wordt niet overgedragen, tenzij er redelijke en passende stappen zijn gezet om ervoor te zorgen dat je informatie veilig en in overeenstemming met deze Verklaring wordt behandeld. Je kan een lijst opvragen van de derden en andere partijen waaraan we jouw informatie vrijgeven.

Daarbij kunnen we jouw persoonsgegevens vrijgeven:

• Als we verplicht zijn om jouw informatie te delen om onze wettelijke verplichtingen na te leven of om de rechten, eigendommen of veiligheid van ons bedrijf, onze gasten, onze merken of anderen te beschermen. Hieronder kan ook vrijgave vallen met als doeleinde om fraude te voorkomen of op te sporen.
• Aan rechtsopvolgers of vervangende beheerders van al onze respectieve bedrijven of een deel daarvan.

Meer informatie

Jouw persoonsgegevens kunnen worden overgedragen naar het buitenland, naar EER-landen of naar andere landen die door de Europese Commissie worden beschouwd als landen die adequate bescherming bieden (inclusief het Verenigd Koninkrijk). Wanneer jouw informatie wordt overgedragen naar landen buiten de EER die niet op de lijst met landen met adequate bescherming staan, voeren wij evaluaties van overdrachtsrisico's uit en treffen wij veiligheidsmaatregelen, zoals standaard contractbepalingen die zijn gepubliceerd door autoriteiten voor gegevensbescherming uit Europa of het Verenigd Koninkrijk.

Neem contact met ons op als je meer informatie wilt over de getroffen veiligheidsmaatregelen om jouw gegevens te beschermen wanneer deze wordt verwerkt buiten de EER of in andere landen dan landen die worden beschouwd als landen met adequate bescherming (zie het hoofdstuk 'Contact opnemen' hierboven voor contactgegevens).

Bewaring van gegevens

We bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan redelijkerwijs noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor de informatie wordt verzameld. Ons beleid voor gegevensbewaring voldoet aan de toepasselijke wetgeving, inclusief wetgeving inzake gegevensbescherming. In dit beleid is uiteengezet hoelang we verschillende soorten gegevens mogen bewaren. Dat wordt regelmatig herzien.

Wij verwerken jouw persoonsgegevens zolang jij met ons samenwerkt en in onze bewaartermijnen houden wij rekening met de volgende factoren:

• wettelijke verplichtingen in het kader van relevante wetgeving om gegevens gedurende een bepaalde periode te bewaren (bijvoorbeeld met betrekking tot wetgeving op het gebied van belastingen);
• de verjaringstermijn in het kader van de toepasselijke wetgeving;
• onze behoefte om geschillen of mogelijke geschillen te kunnen afhandelen;
• richtlijnen van relevante regelgevende instanties.

Meer informatie

Wij zorgen voor een veilige en beveiligde vernietiging van gegevens die wij niet meer moeten bewaren in overeenstemming met ons beleid voor het bewaren van gegevens. In sommige gevallen anonimiseren we jouw informatie, zodat jouw identiteit niet kan worden achterhaald, en gebruiken we de zo verkregen gegevens voor gecombineerde analyses en rapportage.

Nauwkeurigheid van gegevens

We houden de persoonsgegevens die we over jou bewaren nauwkeurig en actueel. Onnauwkeurige of verouderde gegevens worden gecorrigeerd of vernietigd.

Meer informatie

Jij speelt hier ook een rol, door ervoor te zorgen dat je ons op de hoogte brengt van wijzigingen in informatie zoals je contactgegevens. Als je ontdekt dat persoonsgegevens die we over jou bewaren niet correct zijn, neem dan contact met ons op via de informatie in het hoofdstuk 'Contact opnemen' hierboven.

Jouw rechten

Je hebt een aantal rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens.

Het recht om geïnformeerd te worden.

Meer informatie

Je hebt het recht op duidelijke, transparante en eenvoudig te begrijpen informatie over hoe we jouw persoonsgegevens gebruiken, en over jouw rechten. Daarom geven we jou de informatie in deze Verklaring.

Het recht om toegang te krijgen tot je gegevens.

Meer informatie

Als je ons ernaar vraagt, bevestigen we of we jouw persoonsgegevens verwerken en als dat het geval is, geven we je een kopie van die persoonsgegevens en informatie over hoe we die gebruiken. Als je extra kopieën nodig hebt, moeten we daar mogelijk redelijke kosten voor in rekening brengen.

Het recht om je gegevens te corrigeren.

Meer informatie

Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens te laten corrigeren als ze niet correct of onvolledig zijn (er zijn een aantal uitzonderingen van toepassing).

Het recht om gegevens te laten wissen.

Meer informatie

Dit recht wordt ook wel 'het recht om te worden vergeten' genoemd en je kan, om het eenvoudig te zeggen, aanvragen om je persoonsgegevens te verwijderen als we geen dwingende reden hebben om ze te blijven gebruiken. Dat is geen algemeen recht om gegevens te wissen; er zijn uitzonderingen.

Het recht om verwerking te beperken.

Meer informatie

Je hebt het recht om verder gebruik van jouw persoonsgegevens te 'blokkeren' of tegen te houden. Wanneer de verwerking wordt beperkt, kunnen wij jouw persoonsgegevens nog steeds bewaren, maar niet meer gebruiken. We houden lijsten bij van personen die hebben gevraagd om verder gebruik van hun persoonsgegevens te 'blokkeren', om ervoor te zorgen dat deze beperking nadien wordt gerespecteerd.

Het recht om gegevens over te dragen.

Meer informatie

Je hebt het recht om een kopie van jouw persoonsgegevens te krijgen, zodat je ze voor eigen doeleinden opnieuw kan gebruiken in andere diensten. Als je bijvoorbeeld besluit om over te stappen naar een andere aanbieder, kan je jouw informatie hiermee gemakkelijk, veilig en beveiligd vanaf onze IT-systemen verplaatsen, kopiëren of overdragen naar de IT-systemen van de nieuwe aanbieder, zonder de bruikbaarheid ervan te beïnvloeden.

Het recht om bezwaar te maken tegen verwerking.

Meer informatie

Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking voor direct marketing (waar je eerder toestemming voor hebt gegeven) en ook tegen verwerking die wordt uitgevoerd voor de doeleinden van onze legitieme belangen. Dat is geen algemeen recht op bezwaar; er zijn uitzonderingen.

Het recht om toestemming in te trekken.

Meer informatie

Als je toestemming hebt gegeven voor handelingen die wij verrichten met jouw persoonsgegevens, heb jij het recht om op elk gewenst moment jouw toestemming in te trekken (maar dat betekent wel niet dat handelingen die we tot op dat moment al met jouw toestemming hebben verricht met je persoonsgegevens onwettig zijn). Hieronder valt ook het recht om je toestemming voor het gebruik van je persoonsgegevens voor marketingdoeleinden in te trekken.

Het recht om een klacht in te dienen.

Meer informatie

Als je akkoord bent met aspecten van de manier waarop we jouw persoonsgegevens verzamelen, delen of gebruiken, horen we dat graag van jou. Je kan contact met ons opnemen via de gegevens hierboven.

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij je lokale autoriteit voor persoonsgegevens:

Land	Toezichthoudende autoriteit	Website
VK	The Information Commissioners’ Office (ICO)	www.ico.org.uk
Ierland	The Data Protection Commissioner (DPC)	www.dataprotection.ie
Frankrijk	Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL)	www.cnil.fr
Italië	Garante per la protezione dei dati personali (Garante)	www.garanteprivacy.it
Spanje	Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)	www.aepd.es
België	Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)	www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Duitsland
Er wordt door regionale autoriteiten voor gegevensbescherming toezicht gehouden op gegevensbescherming in organisaties van de privésector. Value Retail is in twee regio's in Duitsland actief en valt daarom onder de jurisdictie van twee toezichthoudende autoriteiten.

Regio	Toezichthoudende autoriteit	Website
Beieren	Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)	www.lda.bayern.de
Baden-Württemberg	Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Baden-Württemberg	www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

Als je de hierboven besproken rechten wilt uitoefenen, neem dan contact met ons op via de gegevens in het hoofdstuk 'Contact opnemen' hierboven.

Wij rekenen normaal gesproken geen kosten aan voor onze reactie op verzoeken of informatie die we geven. We kunnen wel redelijke kosten aanrekenen om onze administratieve kosten te dekken om informatie te geven in het geval van:

• ongegronde of buitensporige/herhaalde verzoeken;
• extra kopieën van dezelfde informatie.

In het algemeen zullen wij je binnen een maand na ontvangst van jouw verzoek antwoorden, maar als het verzoek langer gaat duren, laten we je dat weten.

Wijzigingen in onze privacyverklaring voor personeel

Deze Verklaring wordt regelmatig door het Data Protection-team herzien om ervoor te zorgen dat de vermelde doelen worden bereikt en om verplichte wijzigingen te weerspiegelen. Als wij aanzienlijke wijzigingen aanbrengen, nemen we aanvullende stappen om jou hierover te informeren.

Deze Verklaring is geen onderdeel van de (arbeids)overeenkomst van personeelsleden en we kunnen de Verklaring te allen tijde wijzigen.