Datenschutzerklärung für Speak Up
Diese Datenschutzerklärung (die „Erklärung“) enthält genaue Informationen darüber, wann und warum wir Ihre personenbezogenen Daten erheben, wie wir sie verwenden und wie wir sie schützen. Diese Erklärung beschreibt auch Ihre Rechte und wie Sie diese ausüben können.
Diese Erklärung gilt für unser „Speak Up“-Programm. Speak Up ist eine vertrauliche Helpline, die Sie nutzen können, um schwerwiegende Vorfälle am Arbeitsplatz zu melden, die Sie beobachten oder erleben und die gegen unseren Verhaltens- und Ethikkodex verstoßen. Speak Up kann von Ihnen oder Ihren Kollegen (Angestellten, Auftragnehmern und Beratern – einschließlich Zeitarbeitern) in allen unseren Villages (Vereinigtes Königreich, Europa) genutzt werden. Sie können unsere „Speak Up“-Richtlinie hier einsehen.
Einführung
Value Retail verpflichtet sich zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten. Es handelt sich um Ihre Daten, und das respektieren wir.
Andere Datenschutzerklärungen können in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten ebenfalls gelten, z. B. die Datenschutzerklärung für Mitarbeiter, die Sie hier oder im Mitarbeiterportal finden.
Wer wir sind und wie Sie uns erreichen können
Diese Erklärung legt dar, wie die Value Retail Management Limited (und die mit ihr verbundenen Unternehmen) Ihre personenbezogenen Daten in Speak Up erheben, verwenden und verwalten. Klicken Sie bitte hier, um mehr über uns zu erfahren.
Mehr erfahren
Die Value Retail Management Limited besitzt und verwaltet Speak Up und ist der Datenverantwortliche für Ihre personenbezogenen Daten. In Abhängigkeit von den Umständen der Meldung werden eine oder mehrere der anderen Geschäftseinheiten von Value Retail gebeten, die Untersuchung durchzuführen oder zu unterstützen, und werden zu gemeinsamen Verantwortlichen für Ihre in dieser Erklärung beschriebenen personenbezogenen Daten.
Als gemeinsame Verantwortliche haben wir Vereinbarungen getroffen, die sicherstellen, dass wir angemessen und unter Einhaltung der relevanten Datenschutzgesetze mit Ihren personenbezogenen Daten umgehen. Diese Vereinbarungen geben unsere jeweiligen Rollen und Verantwortlichkeiten bezogen auf Sie und Ihre personenbezogenen Daten wieder. Die zwischen uns getroffene Vereinbarung beeinflusst Ihre Rechte gemäß den relevanten Datenschutzgesetzen nicht. Wenn Sie Fragen zu dieser Erklärung oder zu Speak Up haben oder Ihre in dieser Erklärung beschriebenen Rechte ausüben möchten, können Sie sich an Value Retail Management Limited wenden, indem Sie eine E-Mail an SpeakUpContact@ValueRetail.com senden.
Spezifisch für Deutschland
Unsere Villages in Wertheim und Ingolstadt haben einen Datenschutzbeauftragten für Deutschland ernannt, der über die folgende E-Mail-Adresse erreichbar ist: DatenSchutzBeauftragter@ValueRetail.com
Wann gilt diese Erklärung für Sie?
Diese Erklärung gilt in folgenden Fällen für Sie:
- Wenn Sie etwas melden;
- wenn Sie in einer Meldung als Zeuge benannt werden;
- wenn Ihre Mithilfe bei einer Untersuchung erforderlich ist; und
- wenn Sie eine Person sind, die in einer Meldung eines Fehlverhaltens beschuldigt wird.
Welche Arten von personenbezogenen Daten sammeln wir und wie sammeln wir sie?
Wir erheben nur die personenbezogenen Daten und Informationen, die für die Erfassung von Meldungen und die Durchführung angemessener Untersuchungen erforderlich sind. Sie können wählen, ob Sie Ihre Identität bei einer Meldung angeben möchten.
Hier finden Sie Einzelheiten zu den personenbezogenen Daten, die wir erheben:
Hier finden Sie Einzelheiten zu den personenbezogenen Daten, die wir erheben:
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Aufgrund der Art des „Speak Up“-Programms könnte die Verarbeitung auch Meinungen umfassen (die wir als Teil eines Untersuchungsprozesses nicht einschränken können), und je nach Art der Anschuldigung erwarten wir in einigen Fällen, dass die Verarbeitung besondere Kategorien personenbezogener Daten umfasst (ethnische Herkunft, religiöse oder philosophische Überzeugungen, Einzelheiten des Sexuallebens oder der sexuellen Orientierung, politische Meinungen oder Gesundheitsinformationen), zusätzlich zu finanziellen Informationen, die wir genauso behandeln wie besondere Kategorien personenbezogener Daten.
Meldungen können über das Online-Meldesystem oder telefonisch unter den angegebenen Telefonnummern erfolgen. Anrufe werden nicht aufgezeichnet, und wenn Sie etwas online melden, werden keine elektronischen personenbezogenen Daten erfasst, anhand derer Sie identifiziert werden könnten (Hinweis: Wenn Sie das „Speak Up“-Online-Meldeprogramm mit Ihrem Gerät von Value Retail nutzen oder mit dem Netzwerk von Value Retail verbunden sind, kann Value Retail zwar feststellen, dass Sie diese Website besucht haben, aber nicht, ob Sie etwas gemeldet haben oder nicht).
Im Rahmen des „Speak Up“-Programms werden nicht wissentlich personenbezogene Daten von Kindern oder über Kinder erhoben.
Warum erheben wir Ihre personenbezogenen Daten und wie verwenden wir sie?
Wenn Sie etwas über Speak Up melden und dabei Ihre Identität angeben, tun Sie dies auf freiwilliger Basis. Die von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten und zugehörigen Informationen werden verwendet, um Sie zum Zwecke der Durchführung einer Untersuchung zu kontaktieren, um den Fortschritt einer von Ihnen erstellten Meldung zu ermöglichen, oder sie können als Informationen zur Unterstützung einer Untersuchung verwendet werden.
Im Rahmen der „Speak Up“-Verfahren erhalten Personen, die etwas melden und dabei ihre Identität angeben, innerhalb von drei Tagen eine Bestätigung und innerhalb von drei Monaten eine Mitteilung, es sei denn, eine Mitteilung würde den Erfolg der Untersuchung ernsthaft beeinträchtigen und eine Verzögerung ist angemessen.
Wenn Sie als Zeuge benannt wurden, um einen Beitrag zu einer Untersuchung gebeten werden oder in einer Meldung über ein Fehlverhalten als beteiligte Person auftauchen, werden wir Ihre personenbezogenen Daten und andere Informationen verwenden, um die Untersuchung der Meldung zu unterstützen.
Wenn Sie nicht der Meldende sind, werden wir Sie innerhalb eines angemessenen Zeitraums, spätestens jedoch innerhalb eines Monats, über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in einer „Speak Up“-Meldung informieren, es sei denn, die Offenlegung würde den Erfolg der Untersuchung ernsthaft beeinträchtigen und eine Verzögerung ist angemessen.
Rechtliche Grundlagen für unsere Datenverarbeitung
Die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns muss den geltenden Datenschutzgesetzen entsprechen und eine rechtmäßige Grundlage für die Verarbeitung bieten.
Value Retail verarbeitet personenbezogene Daten von Personen, die etwas gemeldet haben (sofern diese freiwillig ihre Identität preisgegeben haben), Zeugen, beteiligten Personen und Untersuchungsbeauftragten:
-
Europa – in Übereinstimmung mit unserer gesetzlichen Verpflichtung, ein Hinweisgebersystem einzurichten.
-
Vereinigtes Königreich – im Rahmen unseres berechtigten Geschäftsinteresses, einen sicheren Arbeitsplatz zu bieten, Verstöße gegen unseren Verhaltens- und Ethikkodex und andere Richtlinien zu untersuchen und Straftaten zu verhindern und aufzudecken. Wir haben eine Bewertung durchgeführt, um sicherzustellen, dass die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen nicht unsere berechtigten Interessen überwiegen.
In Ausnahmefällen können personenbezogene Daten und damit zusammenhängende Informationen auch zur Verbrechensaufklärung und zu persönlichen Sicherheitszwecken verarbeitet werden.
Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten, einschließlich internationaler Übermittlungen
Alle personenbezogenen Daten und sonstigen Informationen, die in Speak Up erfasst werden, werden in Übereinstimmung mit der Richtlinie und den Verfahren von Speak Up streng vertraulich behandelt. Alle in Speak Up enthaltenen Daten und die Kommunikation mit Speak Up werden mit Verschlüsselungstechnologie geschützt und nur dann außerhalb von Speak Up weitergegeben, wenn dies unbedingt erforderlich ist.
- Bitte beachten Sie, dass wir verpflichtet sind, die betroffene Person darüber zu informieren, dass ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden: Wenn Sie sich entscheiden, bei der Meldung Ihre Identität anzugeben, oder aufgrund der Art des Vorwurfs selbst, kann Ihre Identität der betroffenen Person offengelegt werden oder irgendein Zeuge, mit dem wir sprechen müssen. Werden disziplinarische Maßnahmen in Erwägung gezogen, werden personenbezogene Daten und Informationen über Personen, die etwas melden, Zeugen, Mitwirkende und beteiligte Personen an das zuständige HR-Team von Value Retail weitergegeben.
- Wir können in Berichten enthaltene personenbezogene Daten an die Notdienste weitergeben, wenn dies absolut notwendig und im lebenswichtigen Interesse einer Person ist.
- Wir können auch gelegentlich auf Berater und Fachleute zurückgreifen. Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie mehr darüber erfahren möchten.
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Value Retail arbeitet mit NAVEX Global, Inc. als Datenverarbeiter zusammen, der online oder telefonisch Dienste und Unterstützung im Zusammenhang mit Meldungen bereitstellt, um uns bei der Verwaltung von Speak Up zu helfen. Navex speichert Daten von Speak Up sicher in seinem Rechenzentrum in der EU; die Mitarbeiter der Telefonhotline sind jedoch weltweit tätig (zur Unterstützung bei der Übersetzung) und der System- und Dienstleistungssupport von Navex befindet sich in den USA.
Value Retail hat eine Risikobewertung für den Datentransfer durchgeführt und Sicherheitsvorkehrungen getroffen, wie z. B. Standardvertragsklauseln, die von den europäischen und britischen Datenschutzbehörden herausgegeben wurden. Dies gilt nicht für die USA.
Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?
Wenn Ihre Meldung nicht den „Speak Up“-Richtlinien entspricht, teilen wir Ihnen dies über Speak Up mit und die Meldung wird anonymisiert, um alle personenbezogenen Daten innerhalb von zwei Monaten zu entfernen. Wenn eine Untersuchung abgeschlossen ist und keine weiteren Maßnahmen erforderlich sind, wird die Meldung anonymisiert, um alle personenbezogenen Daten innerhalb von zwei Monaten zu entfernen.
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Wenn eine Untersuchung abgeschlossen ist und weitere Maßnahmen erforderlich sind, werden die Daten an das zuständige HR-Team von Value Retail oder an die örtlichen Strafverfolgungsbehörden weitergeleitet, damit diese entsprechende Maßnahmen ergreifen können, und die Daten werden in Speak Up gespeichert, bis alle weiteren Maßnahmen abgeschlossen sind. Dann werden alle personenbezogenen Daten anonymisiert.
Personenbezogene Daten und andere Informationen, die an das HR-Team weitergeleitet werden, werden gemäß den Aufbewahrungszeitplänen für Personaldaten aufbewahrt.
Vertraulichkeit und Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten
Wir verpflichten uns, Ihre personenbezogenen Daten zu schützen, und wir ergreifen angemessene Vorsichtsmaßnahmen, um sie vor Verlust, Missbrauch oder Veränderung zu bewahren.
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Alle unsere Mitarbeiter und die Drittanbieter, denen wir Ihre personenbezogenen Daten weitergeben, sind verpflichtet, die Vertraulichkeit der personenbezogenen Daten aller Personen zu wahren. Wir überprüfen alle Drittanbieter, um sicherzustellen, dass diese ausreichende Garantien bezüglich der Vertraulichkeit und des Schutzes Ihrer personenbezogenen Daten bieten können, insbesondere im Hinblick auf technische und organisatorische Maßnahmen.
Um die Integrität der Datenverarbeitung im Rahmen von Speak Up zu gewährleisten, wurden detaillierte und robuste Richtlinien und Prozesse entwickelt und implementiert.
Ihre Rechte
Sie haben die folgenden Rechte in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten:
1 Recht auf Widerruf Ihrer Zustimmung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
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Wenn Sie bei Ihrer Meldung Ihre Identität angegeben haben, haben Sie in die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit Ihrer Identität durch Speak Up eingewilligt. Sie haben das Recht, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Dies bedeutet jedoch nicht, dass die Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns bis zu diesem Zeitpunkt nicht rechtmäßig war.
Wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen, können wir eine Untersuchung unter Umständen nicht fortsetzen. Wir werden Sie informieren, wenn dies der Fall ist. Wenn Sie sich in Ihrer Meldung selbst identifizieren, sind wir verpflichtet, die beteiligte Person spätestens einen Monat nach der Meldung zu informieren (was die Offenlegung Ihrer Identität einschließen kann), sodass der Widerruf Ihrer Einwilligung nach Ablauf eines Monats möglicherweise nur noch begrenzte Wirkung hat.
2 Informationspflichten hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten
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Sie haben das Recht auf klare, transparente und leicht verständliche Informationen darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten erheben und verwenden. Dies ist auch der Grund dafür, dass wir Ihnen diese Informationen in dieser Datenschutzerklärung geben.
3 Auskunftsrecht hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten
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Wenn Sie uns fragen, bestätigen wir Ihnen, ob wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, und wenn dies der Fall ist, lassen wir Ihnen eine Kopie dieser personenbezogenen Daten (sowie bestimmte weitere Details) zukommen. Wenn Sie weitere Kopien benötigen, kann dafür ggf. eine angemessene Gebühr anfallen.
4 Recht auf Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten
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Sie haben das Recht auf eine Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten, wenn diese inkorrekt oder unvollständig sind. Das Ergebnis einer Untersuchung ist für die Beurteilung Ihrer Anfrage relevant. Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten an andere weitergegeben haben, werden wir diese nach Möglichkeit über die Änderungen informieren. Wenn Sie uns darum bitten, teilen wir Ihnen, soweit dies möglich und rechtmäßig ist, auch mit, an wen wir Ihre personenbezogenen Daten weitergegeben haben, damit Sie sich direkt an die jeweilige Stelle wenden können.
5 Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten
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Dies wird auch „das Recht auf Vergessenwerden“ genannt. Sie können uns auffordern, Ihre personenbezogenen Daten unter bestimmten Umständen zu löschen oder zu entfernen, z. B. wenn wir sie nicht mehr benötigen oder wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen (falls zutreffend). Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten an andere weitergegeben haben, werden wir diese nach Möglichkeit über den Löschungsantrag informieren. Auf Anfrage teilen wir Ihnen, soweit dies möglich und rechtmäßig ist, auch mit, an wen wir Ihre personenbezogenen Daten weitergegeben haben, damit Sie sich direkt an die jeweilige Stelle wenden können.
6 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung von personenbezogenen Daten
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Sie können uns auffordern, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unter bestimmten Umständen zu „blockieren“ oder zu unterdrücken, z. B. wenn Sie die Richtigkeit dieser personenbezogenen Daten bestreiten oder Einspruch gegen unsere Verarbeitung erheben. Wir können Ihre personenbezogenen Daten weiterhin speichern. Wir informieren Sie, bevor wir eine Beschränkung aufheben. Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten an andere weitergegeben haben, werden wir diese nach Möglichkeit über die Einschränkung informieren. Auf Anfrage teilen wir Ihnen, soweit dies möglich und rechtmäßig ist, auch mit, an wen wir Ihre personenbezogenen Daten weitergegeben haben, damit Sie sich direkt an die jeweilige Stelle wenden können.
7 Recht auf Übertragbarkeit Ihrer personenbezogenen Daten
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Unter bestimmten Umständen haben Sie das Recht, die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten (in einem strukturierten, allgemein gebräuchlichen und maschinenlesbaren Format) einzuholen und sie anderweitig wiederzuverwenden oder uns aufzufordern, sie an einen Dritten Ihrer Wahl zu übertragen.
8 Widerspruchsrecht gegen die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten
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Sie können uns auffordern, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzustellen, und wir werden dies tun, wenn wir uns auf unsere eigenen berechtigten Interessen stützen, um Ihre personenbezogenen Daten zu verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende rechtliche Gründe für die Verarbeitung nachweisen; unsere Interessen müssen Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder der Feststellung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dienen.
9 Rechte bezüglich automatisierter Entscheidungsfindung und Profiling unter Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten
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Sie haben das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.
10 Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde
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Wenn Sie damit unzufrieden sind, wie wir Ihre personenbezogenen Daten erheben, teilen oder verwenden, lassen Sie uns dies bitte wissen. Sie können uns über die oben aufgeführten Kontaktdaten erreichen. Sie haben außerdem das Recht, bei der für Sie zuständigen Datenschutzbehörde eine Beschwerde einzureichen.
GROSSBRITANNIEN
The Information Commissioners’ Office (ICO)
https://ico.org.uk
IRLAND
The Data Protection Commissioner (DPC)
https://www.dataprotection.ie/docs/Home/4.htm
FRANKREICH
Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL)
https://www.cnil.fr/fr
ITALIEN
Garante per la protezione dei dati personali (Garante)
https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home
SPANIEN
Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)
https://www.agpd.es
BELGIEN
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
DEUTSCHLAND
Die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen durch Organisationen aus der Privatwirtschaft wird von den Datenschutzbehörden der einzelnen Bundesländer überwacht. Value Retail ist in Deutschland in zwei Bundesländern tätig und unterliegt damit der Zuständigkeit von zwei Aufsichtsbehörden.
Bayern
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
https://www.lda.bayern.de/de/index.html
Baden-Württemberg
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Baden-Württemberg
https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de
Um Ihre Rechte auszuüben, senden Sie bitte eine E-Mail an SpeakUpContact@ValueRetail.com
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Im Regelfall reagieren wir auf Anfragen und übermitteln Ihnen die erbetenen Informationen, ohne, dass dabei für Sie Kosten entstehen. In folgenden Fällen kann jedoch eine Bearbeitungsgebühr in angemessener Höhe anfallen:
- grundlose oder übermäßig häufige/wiederholte Anfragen; oder
- zusätzliche Kopien derselben Informationen.
Im Allgemeinen antworten wir Ihnen innerhalb eines Monats nach Eingang Ihrer Anfrage. Sollte die Bearbeitung Ihrer Anfrage jedoch mehr Zeit in Anspruch nehmen, werden wir Sie darüber informieren.
Änderungen an dieser Datenschutzerklärung
Die vorliegende Datenschutzerklärung wird regelmäßig durch das Datenschutzteam geprüft, um sicherzustellen, dass sie ihre erklärten Ziele erreicht, und um ggf. notwendige Änderungen einzupflegen. Sollten signifikante Änderungen vorgenommen werden, unternehmen wir zusätzliche Schritte, um Sie darüber zu informieren.
Diese Erklärung ist nicht Bestandteil eines Arbeits- oder Dienstvertrags.