Datenschutzerklärung für Speak Up

Diese Datenschutzerklärung (die „Erklärung“) enthält genaue Informationen darüber, wann und warum wir Ihre personenbezogenen Daten erheben, wie wir sie verwenden und wie wir sie schützen. Diese Erklärung beschreibt auch Ihre Rechte und wie Sie diese ausüben können.

Diese Erklärung gilt für unser „Speak Up“-Programm. Speak Up ist eine vertrauliche Helpline, die Sie nutzen können, um schwerwiegende Vorfälle am Arbeitsplatz zu melden, die Sie beobachten oder erleben und die gegen unseren Verhaltens- und Ethikkodex verstoßen. Speak Up kann von Ihnen oder Ihren Kollegen (Angestellten, Auftragnehmern und Beratern – einschließlich Zeitarbeitern) in allen unseren Villages (Vereinigtes Königreich, Europa) genutzt werden. Sie können unsere „Speak Up“-Richtlinie hier einsehen.

Einführung
Value Retail verpflichtet sich zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten. Es handelt sich um Ihre Daten, und das respektieren wir.

Andere Datenschutzerklärungen können in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten ebenfalls gelten, z. B. die Datenschutzerklärung für Mitarbeiter, die Sie hier oder im Mitarbeiterportal finden.

Wer wir sind und wie Sie uns erreichen können
Diese Erklärung legt dar, wie die Value Retail Management Limited (und die mit ihr verbundenen Unternehmen) Ihre personenbezogenen Daten in Speak Up erheben, verwenden und verwalten. Klicken Sie bitte hier, um mehr über uns zu erfahren.

Mehr erfahren

Die Value Retail Management Limited besitzt und verwaltet Speak Up und ist der Datenverantwortliche für Ihre personenbezogenen Daten. In Abhängigkeit von den Umständen der Meldung werden eine oder mehrere der anderen Geschäftseinheiten von Value Retail gebeten, die Untersuchung durchzuführen oder zu unterstützen, und werden zu gemeinsamen Verantwortlichen für Ihre in dieser Erklärung beschriebenen personenbezogenen Daten.

Als gemeinsame Verantwortliche haben wir Vereinbarungen getroffen, die sicherstellen, dass wir angemessen und unter Einhaltung der relevanten Datenschutzgesetze mit Ihren personenbezogenen Daten umgehen. Diese Vereinbarungen geben unsere jeweiligen Rollen und Verantwortlichkeiten bezogen auf Sie und Ihre personenbezogenen Daten wieder. Die zwischen uns getroffene Vereinbarung beeinflusst Ihre Rechte gemäß den relevanten Datenschutzgesetzen nicht. Wenn Sie Fragen zu dieser Erklärung oder zu Speak Up haben oder Ihre in dieser Erklärung beschriebenen Rechte ausüben möchten, können Sie sich an Value Retail Management Limited wenden, indem Sie eine E-Mail an SpeakUpContact@ValueRetail.com senden.

Spezifisch für Deutschland
Unsere Villages in Wertheim und Ingolstadt haben einen Datenschutzbeauftragten für Deutschland ernannt, der über die folgende E-Mail-Adresse erreichbar ist: DatenSchutzBeauftragter@ValueRetail.com

Wann gilt diese Erklärung für Sie?
Diese Erklärung gilt in folgenden Fällen für Sie:

• Wenn Sie etwas melden;
• wenn Sie in einer Meldung als Zeuge benannt werden;
• wenn Ihre Mithilfe bei einer Untersuchung erforderlich ist; und
• wenn Sie eine Person sind, die in einer Meldung eines Fehlverhaltens beschuldigt wird.

Welche Arten von personenbezogenen Daten sammeln wir und wie sammeln wir sie?
Wir erheben nur die personenbezogenen Daten und Informationen, die für die Erfassung von Meldungen und die Durchführung angemessener Untersuchungen erforderlich sind. Sie können wählen, ob Sie Ihre Identität bei einer Meldung angeben möchten.

Hier finden Sie Einzelheiten zu den personenbezogenen Daten, die wir erheben:

Mehr erfahren

Aufgrund der Art des „Speak Up“-Programms könnte die Verarbeitung auch Meinungen umfassen (die wir als Teil eines Untersuchungsprozesses nicht einschränken können), und je nach Art der Anschuldigung erwarten wir in einigen Fällen, dass die Verarbeitung besondere Kategorien personenbezogener Daten umfasst (ethnische Herkunft, religiöse oder philosophische Überzeugungen, Einzelheiten des Sexuallebens oder der sexuellen Orientierung, politische Meinungen oder Gesundheitsinformationen), zusätzlich zu finanziellen Informationen, die wir genauso behandeln wie besondere Kategorien personenbezogener Daten.

Meldungen können über das Online-Meldesystem oder telefonisch unter den angegebenen Telefonnummern erfolgen. Anrufe werden nicht aufgezeichnet, und wenn Sie etwas online melden, werden keine elektronischen personenbezogenen Daten erfasst, anhand derer Sie identifiziert werden könnten (Hinweis: Wenn Sie das „Speak Up“-Online-Meldeprogramm mit Ihrem Gerät von Value Retail nutzen oder mit dem Netzwerk von Value Retail verbunden sind, kann Value Retail zwar feststellen, dass Sie diese Website besucht haben, aber nicht, ob Sie etwas gemeldet haben oder nicht).

Im Rahmen des „Speak Up“-Programms werden nicht wissentlich personenbezogene Daten von Kindern oder über Kinder erhoben.

Warum erheben wir Ihre personenbezogenen Daten und wie verwenden wir sie?
Wenn Sie etwas über Speak Up melden und dabei Ihre Identität angeben, tun Sie dies auf freiwilliger Basis. Die von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten und zugehörigen Informationen werden verwendet, um Sie zum Zwecke der Durchführung einer Untersuchung zu kontaktieren, um den Fortschritt einer von Ihnen erstellten Meldung zu ermöglichen, oder sie können als Informationen zur Unterstützung einer Untersuchung verwendet werden.

Im Rahmen der „Speak Up“-Verfahren erhalten Personen, die etwas melden und dabei ihre Identität angeben, innerhalb von drei Tagen eine Bestätigung und innerhalb von drei Monaten eine Mitteilung, es sei denn, eine Mitteilung würde den Erfolg der Untersuchung ernsthaft beeinträchtigen und eine Verzögerung ist angemessen.

Wenn Sie als Zeuge benannt wurden, um einen Beitrag zu einer Untersuchung gebeten werden oder in einer Meldung über ein Fehlverhalten als beteiligte Person auftauchen, werden wir Ihre personenbezogenen Daten und andere Informationen verwenden, um die Untersuchung der Meldung zu unterstützen.

Wenn Sie nicht der Meldende sind, werden wir Sie innerhalb eines angemessenen Zeitraums, spätestens jedoch innerhalb eines Monats, über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in einer „Speak Up“-Meldung informieren, es sei denn, die Offenlegung würde den Erfolg der Untersuchung ernsthaft beeinträchtigen und eine Verzögerung ist angemessen.

Rechtliche Grundlagen für unsere Datenverarbeitung
Die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns muss den geltenden Datenschutzgesetzen entsprechen und eine rechtmäßige Grundlage für die Verarbeitung bieten.

Value Retail verarbeitet personenbezogene Daten von Personen, die etwas gemeldet haben (sofern diese freiwillig ihre Identität preisgegeben haben), Zeugen, beteiligten Personen und Untersuchungsbeauftragten:

• Europa – in Übereinstimmung mit unserer gesetzlichen Verpflichtung, ein Hinweisgebersystem einzurichten.

• Vereinigtes Königreich – im Rahmen unseres berechtigten Geschäftsinteresses, einen sicheren Arbeitsplatz zu bieten, Verstöße gegen unseren Verhaltens- und Ethikkodex und andere Richtlinien zu untersuchen und Straftaten zu verhindern und aufzudecken. Wir haben eine Bewertung durchgeführt, um sicherzustellen, dass die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen nicht unsere berechtigten Interessen überwiegen.

In Ausnahmefällen können personenbezogene Daten und damit zusammenhängende Informationen auch zur Verbrechensaufklärung und zu persönlichen Sicherheitszwecken verarbeitet werden.

Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten, einschließlich internationaler Übermittlungen
Alle personenbezogenen Daten und sonstigen Informationen, die in Speak Up erfasst werden, werden in Übereinstimmung mit der Richtlinie und den Verfahren von Speak Up streng vertraulich behandelt. Alle in Speak Up enthaltenen Daten und die Kommunikation mit Speak Up werden mit Verschlüsselungstechnologie geschützt und nur dann außerhalb von Speak Up weitergegeben, wenn dies unbedingt erforderlich ist.

• Bitte beachten Sie, dass wir verpflichtet sind, die betroffene Person darüber zu informieren, dass ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden: Wenn Sie sich entscheiden, bei der Meldung Ihre Identität anzugeben, oder aufgrund der Art des Vorwurfs selbst, kann Ihre Identität der betroffenen Person offengelegt werden oder irgendein Zeuge, mit dem wir sprechen müssen. Werden disziplinarische Maßnahmen in Erwägung gezogen, werden personenbezogene Daten und Informationen über Personen, die etwas melden, Zeugen, Mitwirkende und beteiligte Personen an das zuständige HR-Team von Value Retail weitergegeben.
• Wir können in Berichten enthaltene personenbezogene Daten an die Notdienste weitergeben, wenn dies absolut notwendig und im lebenswichtigen Interesse einer Person ist.
• Wir können auch gelegentlich auf Berater und Fachleute zurückgreifen. Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie mehr darüber erfahren möchten.