Política de privacidad de Speak Up
Esta política de privacidad (de ahora en adelante, la «política») ofrece información detallada sobre cuándo y por qué recopilamos tus datos personales, cómo los usamos y cómo garantizamos su seguridad. Asimismo, describe tus derechos y cómo ejercerlos.
Esta política está vinculada al programa Speak Up. Speak Up es un servicio confidencial que puedes utilizar para informar de cualquier asunto grave que observes o experimentes en el lugar de trabajo y que vulnere nuestro código ético y de conducta. Tanto tú como tus socios (empleados, contratistas y consultores, incluidos los trabajadores temporales) de cualquiera de nuestros Villages (Reino Unido o Europa) podéis usar Speak Up. Puedes consultar la política sobre Speak Up aquí.
Introducción
Value Retail se compromete a proteger tus datos personales. Son tus datos y los respetamos.
El uso que hacemos de tus datos personales puede que también esté sujeto a otras políticas de privacidad, como la política sobre privacidad del personal, que puedes consultar aquí o en el People Portal.
Quienes somos y cómo contactar con nosotros
En esta política se explica cómo Value Retail Management Limited (y sus empresas asociadas) recopila, usa y trata tus datos personales en Speak Up. Haz clic aquí para conocernos.
Más información
Speak Up es propiedad de Value Retail Management Limited, que administra el servicio y es responsable del tratamiento de tus datos personales. En función de las circunstancias del informe, se solicitará que otra u otras entidades de Value Retail lleven a cabo una investigación, o colaboren en ella, y se convertirán en corresponsables del tratamiento de tus datos personales descritos en la presente política.
Como responsables conjuntas del tratamiento, tenemos acuerdos para garantizar que gestionamos tus datos personales de forma adecuada y de acuerdo con la legislación pertinente en materia de protección de datos. Dichos acuerdos reflejan nuestras respectivas funciones y responsabilidades en relación contigo y con tus datos personales. Este acuerdo entre partes no afecta a los derechos que te otorga la legislación pertinente en materia de protección de datos. Puedes contactar con Value Retail Management Limited para cualquier consulta relativa a esta política o a Speak Up, o para ejercer tus derechos contemplados en la misma, enviando un correo electrónico a SpeakUpContact@ValueRetail.com
Información específica para Alemania Wertheim Village e Ingolstadt Village han designado un delegado de protección de datos para Alemania con el que puedes contactar escribiendo a DatenSchutzbeauftragter@ValueRetail.com
Cuándo se te aplica esta política
La presente política se te aplica en los siguientes casos:
- si presentas un informe,
- si se te nombra testigo en un informe,
- si es necesaria tu ayuda en una investigación y
- si en un informe se te acusa de conducta ilícita o de estar implicado en ella.
Tipos de datos personales que recopilamos y cómo lo hacemos
Solo recopilamos la información y los datos personales necesarios para registrar los informes y llevar a cabo las debidas investigaciones. Al presentar un informe, puedes decidir si quieres proporcionar los datos relativos a tu identidad.
A continuación, se detallan los datos personales que recopilamos:
Detalles de los datos personales que recopilamos
Más información
Debido a la naturaleza de Speak Up, el tratamiento podría incluir opiniones (que no podemos matizar como parte del proceso de investigación) y, según el tipo de denuncia, prevemos que, en algunos casos, el tratamiento incluya categorías especiales de datos personales (origen étnico o racial, convicciones religiosas o filosóficas, detalles sobre la vida sexual u orientación sexual, opiniones políticas o datos relativos a la salud), además de información financiera, que tratamos del mismo modo que las categorías especiales de datos personales.
Los informes se pueden presentar mediante la herramienta disponible en línea a tal efecto o por teléfono llamando a los números de teléfono habilitados. Las llamadas no se graban y no se recopilan datos personales electrónicos que puedan identificarte si presentas un informe en línea (si usas la herramienta de presentación de informes online de Speak Up en un dispositivo de Value Retail o conectado a su red, Value Retail podría saber que has visitado ese sitio, pero no determinar si has presentado un informe).
El programa Speak Up no recopila deliberadamente datos personales de niños o relativos a ellos.
Por qué recopilamos tus datos personales y cómo los usamos
Si presentas un informe a través de Speak Up que permite identificarte, lo haces de forma voluntaria, y los datos personales o información relacionada que proporcionas podrán usarse para que te contactemos con el objetivo de llevar a cabo una investigación, ayudar con la evolución del informe que hayas presentado o como información de refuerzo en la investigación. ayudando con el progreso de cualquier informe o como información para apoyar una investigación.
Como parte de los procedimientos de Speak Up, las personas que presenten un informe que permita identificarlas recibirán un acuse de recibo en un plazo de tres días y una actualización en el plazo de tres meses, a menos que esta pueda perjudicar seriamente el resultado de la investigación y se considere que es adecuado retrasarla.
Si se te considera testigo, persona implicada o se solicita que participes en la investigación por un informe de conducta ilícita, usaremos tus datos personales y otra información que ayude en la investigación.
Si no eres el denunciado, te informaremos sobre el tratamiento de tus datos personales incluidos en el informe de Speak Up en un plazo razonable que no excederá el mes, a menos que la comunicación de dicha información pueda perjudicar seriamente el resultado de la investigación y se considere que es adecuado retrasarla.
Bases legales de nuestro tratamiento
Value Retail tratará los datos personales de las personas que presenten un informe (si voluntariamente deciden hacerlo de forma que se las pueda identificar), así como de aquellas que actúen en calidad de testigos, personas implicadas o investigadores:
- Europa: de conformidad con nuestra obligación legal de ofrecer un sistema de denuncia.
- Reino Unido: en el marco de nuestro interés comercial legítimo de ofrecer un entorno de trabajo seguro, investigar el incumplimiento de nuestro código ético y de conducta y otras políticas, y prevenir y detectar cualquier delito. Hemos llevado a cabo una evaluación para garantizar que los derechos y las libertades de los interesados no prevalecen sobre nuestros intereses legítimos.
En casos excepcionales, es posible que se traten datos personales y otra información para detectar delitos y garantizar la seguridad personal.
Intercambio de datos personales, incluidas las transferencias internacionales
Los datos personales y otra información registrada en Speak Up será tratada con la más estricta confidencialidad de conformidad con la política y los procedimientos de Speak Up. Toda la información contenida en Speak Up, así como cualquier comunicación desde o hacia la plataforma, está protegida con tecnología criptográfica y solo se divulga fuera de Speak Up cuando es absolutamente necesario.
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Tenga en cuenta que si decide revelar su identidad al presentar un informe, estamos obligados a informar a las personas interesadas que se están procesando sus datos personales y otra información, lo que puede revelar su identidad a la persona implicada o a cualquier testigo a quien necesitamos hablar. Cuando se valoren medidas disciplinarias, los datos personales y la información sobre las personas que presentan los informes o colaboran, los testigos y las personas implicadas se comunicarán al equipo correspondiente de RR. HH de Value Retail.
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Podemos compartir con los servicios de emergencia los datos personales incluidos en los informes cuando sea absolutamente necesario y por el interés vital de una persona.
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Es posible que también contemos con la ayuda de consultores o asesores independientes para ayudarnos cuando sea oportuno. Ponte en contacto con nosotros si deseas más información al respecto.
Más información
Value Retail colabora con NAVEX Global, Inc,. en calidad de encargado del tratamiento, en la provisión de servicios de asistencia o presentación de informes en línea o por teléfono para ayudarnos a gestionar Speak Up. Navex almacena de forma segura los datos de Speak Up en su centro de datos de Europa. Sin embargo, el personal de la centralita está ubicado en diferentes partes del mundo (para proporcionar ayuda con la traducción) y el sistema y los servicios de asistencia de Navex se encuentran en Estados Unidos.
Value Retail ha evaluado los riesgos de transferencia y ha adoptado medidas de protección, como cláusulas contractuales estándar de los organismos de protección de datos europeos y británicos. Esto no es de aplicación en Estados Unidos.
Cuánto tiempo almacenamos tus datos personales
Si tu informe no se ajusta a las directrices de Speak Up, te lo comunicaremos a través de Speak Up, se anonimizará el informe y, en un plazo de dos meses, suprimiremos todos los datos personales. Cuando concluya una investigación y no sea necesario adoptar más medidas, se anonimizará el informe y, en un plazo de dos meses, suprimiremos todos los datos personales.
Más información
Cuando concluya una investigación y sea necesario adoptar más medidas, los datos se transferirán al correspondiente equipo de RR. HH. de Value Retail o a la autoridad local competente para que tome las medidas oportunas y se conservarán en Speak Up hasta que finalice el proceso, momento en el que todos los datos personales serán anonimizados.
Tanto los datos personales como el resto de información transferida al equipo de RR. HH. se conservarán de conformidad con el calendario de retención de empleados.
Confidencialidad y seguridad de tus datos personales
Nos comprometemos a garantizar la seguridad de tus datos personales y tomaremos las medidas adecuadas para evitar su pérdida, uso indebido o modificación.
Más información
Nuestro personal y los terceros con los que colaboramos y compartimos tus datos personales están obligados a respetar la confidencialidad de los datos personales de cualquier persona. Evaluamos a los terceros con los que colaboramos para asegurarnos de que ofrecen las garantías suficientes en lo referente a la confidencialidad y la seguridad de tus datos personales, en especial respecto a medidas técnicas u organizativas.
Se han diseñado y aplicado políticas precisas y sólidas para garantizar la integridad del tratamiento de datos de Speak Up.
Tus derechos
Tienes los siguientes derechos en lo que respecta a los datos personales que tratamos:
1 Derecho a retirar el consentimiento al tratamiento de tus datos personales
Más información
Si te has identificado al presentar un informe, has dado tu consentimiento para que Speak Up trate los datos personales relativos a tu identidad. Tienes derecho a retirar ese consentimiento en cualquier momento (aunque, si lo haces, no significará que cualquier acción que hayamos tomado en relación con tus datos personales hasta ese momento sea ilegítima).
Si retiras el consentimiento, es posible que no podamos continuar con la investigación. Te informaremos si se da el caso. Cuando te identificas al presentar un informe, estamos obligados a informar a la persona implicada (incluso puede que tengamos que revelar tu identidad) en un plazo máximo de un mes tras la presentación, por lo que la retirada del consentimiento puede tener un efecto limitado al cabo de un mes.
2 Derecho de información sobre el tratamiento de tus datos personales
Más información
Tienes derecho a que se te facilite información clara, transparente y fácilmente inteligible sobre cómo recopilamos y usamos tus datos personales. Por este mismo motivo, compartimos contigo toda la información de esta política.
3 Derecho de acceso a los datos personales que tratamos
Más información
Si nos lo solicitas, te confirmaremos si tratamos tus datos personales y, si ese fuera el caso, te proporcionaremos una copia junto con algunos detalles más. Si necesitas una copia extra, podríamos cobrarte una pequeña tasa.
4 Derecho de rectificación de los datos personales que tratamos
Más información
Si los datos personales que tenemos sobre ti no son exactos o están incompletos, tienes derecho a corregirlos. El resultado de cualquier investigación es relevante para la evaluación de cualquier solicitud que usted pueda realizar. Si hemos compartido tus datos personales con terceros, les informaremos de los cambios cuando sea posible. Si nos lo solicitas, también te comunicaremos, siempre que sea posible y lícito, con quién los hemos compartido para que puedas contactar con ellos directamente.
5 Derecho de supresión de los datos personales que tratamos
Más información
También se conoce como el «derecho al olvido». Puedes solicitar que suprimamos o eliminemos tus datos personales en algunos casos, por ejemplo, si ya no los necesitamos o si quieres retirar tu consentimiento (si procede). Si hemos compartido tus datos personales con terceros, les informaremos de la solicitud de supresión cuando sea posible. Si nos lo solicitas, también te comunicaremos, siempre que sea posible y lícito, con quién los hemos compartido para que puedas contactar con ellos directamente.
6 Derecho a la limitación del tratamiento de datos personales
Más información
Puedes solicitar que bloqueemos o suprimamos el tratamiento de tus datos personales en casos específicos, por ejemplo, si crees que dichos datos personales no son veraces o si no estás de acuerdo con su tratamiento. Si este fuera el caso, seguiríamos teniendo derecho a almacenar tu información personal. Te avisaremos antes de levantar cualquier limitación. Si hemos compartido tus datos personales con terceros, les informaremos de la limitación cuando nos sea posible. Si nos lo solicitas, también te comunicaremos, siempre que sea posible y lícito, con quién los hemos compartido para que puedas contactar con ellos directamente.
7 Derecho a la portabilidad de tus datos personales
Más información
En algunos casos, tienes derecho a obtener los datos personales que nos hayas facilitado (en un formato estructurado, común y que pueda interpretar una máquina) y reutilizarlos en otro lugar, así como solicitarnos que los transfiramos a un tercero de tu elección.
8 Derecho de oposición al tratamiento de los datos personales
Más información
Puedes solicitarnos que no sigamos tratando tus datos personales y dejaremos de hacerlo si dicho tratamiento se basa en nuestro propio interés legítimo. No obstante, si podemos demostrar que existen motivos legales de peso para el tratamiento de los datos, o en caso de apertura, adopción o defensa de acciones legales, nuestros intereses prevalecerán sobre tus intereses, derechos y libertades.
9 Derecho a no ser objeto de decisiones automatizadas ni de la elaboración de perfiles usando tus datos personales
Más información
Tienes derecho a no ser objeto de una decisión cuando esta se base en un tratamiento automático, incluyendo la elaboración de perfiles, si esta implica repercusiones legales sobre ti o te afecta significativamente de alguna otra forma similar.
10 Derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control en materia de protección de datos
Más información
Si hay algo que no te gusta sobre la forma en la que recopilamos, compartimos o usamos tus datos personales, te animamos a informarnos al respecto. Consulta la siguiente información para ponerte en contacto con nosotros. También tienes derecho a presentar una queja ante el correspondiente organismo de protección de datos local:
REINO UNIDO
The Information Commissioners’ Office (ICO)
https://ico.org.uk
IRLANDA
The Data Protection Commissioner (DPC)
https://www.dataprotection.ie/docs/Home/4.htm
FRANCIA
Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL)
https://www.cnil.fr/fr
ITALIA
Garante per la protezione dei dati personali (Garante)
https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home
ESPAÑA
Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)
https://www.agpd.es
BÉLGICA
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
ALEMANIA
En el caso de las organizaciones del sector privado, la protección de los datos está supervisada por las autoridades de protección de datos regionales. Value Retail opera en dos regiones de Alemania y, por este motivo, está sujeta a la jurisdicción de dos autoridades de control.
Baviera
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
https://www.lda.bayern.de/de/index.html
Baden-Wurtemberg
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Baden-Württemberg
https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de
Para ejercer tus derechos, envía un correo electrónico a SpeakUpContact@ValueRetail.com
Más información
Actuamos y facilitamos información de forma gratuita, si bien es posible que apliquemos una pequeña tasa para cubrir nuestros costes administrativos en los siguientes casos:
- Solicitudes sin fundamento, excesivas o continuas.
- Copias adicionales de información ya proporcionada.
Solemos contestar en un plazo de un mes desde la recepción de la solicitud. Sin embargo, si nos va a llevar más tiempo, contactaremos contigo para avisarte.
Cambios en esta política de privacidad
Nuestro departamento de Protección de Datos revisa esta política regularmente para garantizar que se están cumpliendo los objetivos establecidos en ella y para incorporar cualquier cambio. Si hacemos algún cambio significativo, haremos lo necesario para informarte al respecto.
La presente política no forma parte de ningún contrato de empleo o colaboración.