Politique de confidentialité de Speak Up

La présente Politique de confidentialité (ci-après désignée la « Politique ») fournit des informations détaillées sur le moment et la raison pour lesquels nous recueillons vos données à caractère personnel, sur la manière dont nous les utilisons et sur la manière dont nous en assurons la sécurité. La présente Politique mentionne également vos droits et la manière dont vous pouvez les exercer.

La présente Politique se rapporte à notre programme Speak Up, un service d’assistance téléphonique confidentiel que vous pouvez utiliser pour signaler tout fait grave que vous voyez ou subissez sur votre lieu de travail et qui enfreint notre Code de conduite et d’éthique. Speak Up peut être utilisé par vous ou par n’importe lequel de vos collaborateurs (employés, entrepreneurs et consultants, y compris les travailleurs temporaires) dans tous nos Villages (Royaume-Uni, Europe). Vous pouvez consulter la Politique de notre programme Speak Up en cliquant ici.

Présentation
Value Retail s’engage à protéger vos données à caractère personnel. Il s’agit de vos données et nous les respectons.

D’autres politiques de confidentialité peuvent également encadrer l’utilisation que nous faisons de vos données à caractère personnel, par exemple la Politique de confidentialité du personnel, que vous pouvez consulter ici ou sur le portail du personnel.

Qui sommes-nous et comment nous contacter ?
La présente Politique explique comment Value Retail Management Limited (et ses sociétés affiliées) recueille, utilise et gère vos données à caractère personnel dans le cadre du programme Speak Up. Veuillez cliquer ici pour découvrir qui nous sommes.

Value Retail Management Limited possède et administre le programme Speak Up et est responsable du traitement de vos données à caractère personnel. Selon les circonstances du signalement, une ou plusieurs autres entités de Value Retail seront invitées à mener ou à assister l’enquête et deviendront des responsables conjoints du traitement de vos données à caractère personnel décrites dans la présente Politique. En tant que responsables conjoints, nous avons conclu des accords entre nous pour nous assurer que nous traitons vos données à caractère personnel correctement et conformément aux lois en vigueur sur la protection des données. Ces accords reflètent nos rôles et responsabilités respectifs à votre égard et à l’égard de vos données à caractère personnel. Cet accord entre nous n’affecte pas vos droits en vertu des lois en vigueur sur la protection des données. Vous pouvez contacter Value Retail Management Limited pour toute question relative à la présente Politique ou au programme Speak Up, ou pour exercer vos droits décrits dans la présente Politique, en envoyant un e-mail à l’adresse suivante : SpeakUpContact@ValueRetail.com

Spécificité pour l’Allemagne
Wertheim Village et Ingolstadt Village ont nommé un délégué à la protection des données pour l’Allemagne. Vous pouvez le contacter à l’adresse suivante : DatenSchutzBeauftragter@ValueRetail.com

À quel moment la présente Politique vous concerne-t-elle ?
La présente Politique vous concerne dans les cas suivants :

si vous effectuez un signalement ;
si vous êtes cité(e) comme témoin dans un signalement ;
si votre aide est requise dans le cadre d’une enquête ; et
si vous êtes une personne impliquée ou accusée d’un comportement répréhensible dans un signalement.

Les types de données à caractère personnel que nous collectons et la manière dont nous les collectons
Nous ne collectons que les données à caractère personnel et les informations nécessaires à l’enregistrement de signalements et à la réalisation d’enquêtes appropriées. Vous pouvez choisir de communiquer ou non votre identité lorsque vous effectuez un signalement.

Voici les détails des données à caractère personnel que nous collectons :

Les détails des données à caractère personnel que nous collectons

Types de données à caractère personnel
Nom complet, adresse e-mail, numéros de téléphone de contact

Source des données
Directement auprès de vous : lorsque vous effectuez un signalement et que vous avez choisi de vous identifier

Indirectement : lorsqu’une personne ayant effectué un signalement vous a désigné(e) comme témoin, personne impliquée, ou vous a demandé de contribuer à une enquête
Types de données à caractère personnel
Fonction, emplacement du village et pays, relation avec Value Retail

Source des données
Directement auprès de vous : lorsque vous effectuez un signalement et que vous avez choisi de vous identifier

Indirectement : lorsqu’une personne ayant effectué un signalement vous a désigné(e) comme témoin, personne impliquée, ou vous a demandé de contribuer à une enquête
Types de données à caractère personnel
Circonstances, lieu, dates et heures des incidents, détails sur les témoins ou les personnes impliquées

Source des données
Directement auprès de vous : lorsque vous effectuez un signalement et que vous avez choisi de vous identifier

Indirectement : lorsqu’une personne ayant effectué un signalement vous a désigné(e) comme témoin, personne impliquée, ou vous a demandé de contribuer à une enquête
Qui aident à établir les faits dans le cadre d’une enquête.

Types de données à caractère personnel
Informations contenues dans les fichiers que vous transmettez lors d’un signalement, informations recueillies dans le cadre d’une enquête, telles qu’e-mails, messages et autres communications, notes prises par les enquêteurs lors d’une conversation, d’une réunion ou d’un entretien avec vous

Source des données
Directement auprès de vous : lorsque vous effectuez un signalement et que vous avez choisi de vous identifier

Indirectement : lorsqu’une personne ayant effectué un signalement vous a désigné(e) comme témoin, personne impliquée, ou vous a demandé de contribuer à une enquête
Types de données à caractère personnel
Le mot de passe qui vous permet d’accéder aux mises à jour des signalements (Value Retail n’a pas accès aux informations relatives à ce mot de passe)

Source des données
Directement auprès de vous : lorsque vous effectuez un signalement et que vous avez choisi de vous identifier; lorsque vous vous connectez pour suivre un cas que vous avez signalé
Types de données à caractère personnel
Vidéosurveillance, lecture automatisée de plaques d’immatriculation, contrôle d’accès aux bâtiments et autres données d’image qui aideront à l’enquête

Source des données
Indirectement : lorsqu’une personne ayant effectué un signalement vous a désigné(e) comme témoin, personne impliquée, ou vous a demandé de contribuer à une enquête
Types de données à caractère personnel
Race, opinions religieuses ou politiques, orientation sexuelle

Source des données
Directement auprès de vous : lorsque vous effectuez un signalement et que vous avez choisi de vous identifier

Indirectement : lorsqu’une personne ayant effectué un signalement vous a désigné(e) comme témoin, personne impliquée, ou vous a demandé de contribuer à une enquête

Compte tenu de la nature de Speak Up, le traitement pourrait inclure des opinions (que nous ne pouvons pas atténuer dans le cadre d’un processus d’enquête) et, selon le type de déclaration, nous pensons que, dans certains cas, le traitement inclura des catégories particulières de données à caractère personnel (origine raciale ou éthique, croyances religieuses ou philosophiques, informations sur la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle, opinions politiques ou données sur la santé), en plus des informations financières, que nous traitons de la même manière que les catégories particulières de données à caractère personnel.

Les signalements peuvent être effectués à l’aide de l’outil de signalement en ligne ou par téléphone aux numéros de téléphone dédiés fournis. Les appels ne sont pas enregistrés et lorsque vous effectuez un signalement en ligne, aucune donnée électronique à caractère personnel susceptible de vous identifier n’est collectée (remarque : si vous utilisez l’outil de signalement en ligne Speak Up à partir de votre appareil Value Retail ou lorsque vous êtes connecté au réseau Value Retail, il est possible que Value Retail sache que vous avez visité ce site, sans toutefois savoir si vous avez effectué un signalement ou non).

Le programme Speak Up ne recueille pas sciemment de données à caractère personnel auprès d’enfants ou concernant des enfants.

Pourquoi collectons-nous vos données à caractère personnel et comment les utilisons-nous ?
Si vous effectuez un signalement identifiable en utilisant Speak Up, vous le faites de votre plein gré. Les données à caractère personnel et les informations associées que vous fournissez seront utilisées pour vous contacter dans le but de mener une enquête et de aider à l’avancement de tout rapport ou comme information pour soutenir une enquête.. Dans le cadre des procédures Speak Up, les personnes qui effectuent un signalement identifiable recevront un accusé de réception dans les trois jours et une mise à jour dans les trois mois, à moins qu’une mise à jour ne nuise gravement à la réalisation de l’enquête et justifie un certain délai.

Si vous avez été cité(e) comme témoin, si l’on vous demande de contribuer à une enquête ou si vous êtes impliqué(e) dans un signalement de comportement répréhensible, nous utiliserons vos données à caractère personnel et d’autres informations pour aider à enquêter sur le signalement.

Si vous n'êtes pas le déclarant, nous vous informerons du traitement de vos données à caractère personnel contenues dans un signalement Speak Up dans un délai raisonnable, mais au plus tard sous un mois, à moins que la divulgation ne nuise gravement à la réalisation de l’enquête et justifie un certain délai.

La base juridique de notre traitement
L’utilisation que nous faisons de vos données à caractère personnel doit être conforme aux lois en vigueur en matière de protection des données et établir une base juridique pour le traitement.

Value Retail traitera les données à caractère personnel des personnes ayant effectué un signalement (lorsqu’elles ont accepté d’être identifiées), des témoins, des personnes impliquées et des enquêteurs :

Europe – en conformité avec notre obligation légale de fournir un système de dénonciation.
Royaume-Uni – dans le cadre de notre intérêt commercial légitime à offrir un lieu de travail sûr et sécurisé, à enquêter sur le non-respect de notre Code de conduite et d’éthique et d’autres politiques, ainsi qu’à prévenir et à détecter les délits. Nous avons procédé à une évaluation pour nous assurer que les droits et libertés des personnes concernées ne l’emportent pas sur nos intérêts légitimes.

Dans des cas exceptionnels, les données à caractère personnel et les informations associées peuvent également être traitées à des fins de détection de la criminalité et de sécurité personnelle.

Le partage de vos données à caractère personnel, y compris dans le cadre de transferts internationaux
Toutes les données à caractère personnel et autres informations enregistrées dans Speak Up seront traitées dans la plus stricte confidentialité, conformément à la politique et aux procédures de Speak Up. Toutes les données contenues dans Speak Up et les communications vers et depuis Speak Up sont protégées par une technologie cryptographique et ne sont divulguées en dehors de Speak Up qu’en cas d’absolue nécessité.

Veuillez noter que nous sommes tenus d'informer la personne impliquée que ses données personnelles sont en cours de traitement : si vous choisissez de divulguer votre identité lors d'un signalement, ou de par la nature même de l'allégation, votre identité peut être révélée à la personne impliquée. ou tout témoin à qui nous devons parler. Lorsqu’une action disciplinaire est envisagée, les données à caractère personnel et les informations concernant les personnes ayant effectué un signalement, les témoins, les contributeurs et les personnes impliquées seront divulguées à l’équipe des ressources humaines de Value Retail compétente.
Nous pouvons être amenés à partager les données à caractère personnel contenues dans les signalements avec les services d’urgence en cas d’absolue nécessité et dans l’intérêt vital d’une personne.
Nous pouvons également faire appel à des consultants et à des conseillers professionnels pour nous aider de temps à autre. N’hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez en savoir plus.

Value Retail s’associe à NAVEX Global, Inc. en tant que responsable du traitement des données, pour fournir des services de reporting et d’assistance en ligne ou par téléphone afin de les aider à gérer Speak Up. Navex stocke en toute sécurité les données de Speak Up dans son centre de données de l’UE ; cependant, le personnel de la ligne téléphonique est situé dans le monde entier (afin de faciliter l’aide à la traduction) et le système et les services d’assistance de Navex sont basés aux États-Unis.

Value Retail a procédé à des évaluations des risques de transfert et mis en place des mesures de protection telles que des clauses contractuelles standard émises par les autorités européennes et britanniques chargées de la protection des données. Ces mesures ne concernent pas les États-Unis.

Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?
Si votre signalement n’est pas conforme aux directives de Speak Up, nous vous en informerons par l’intermédiaire de Speak Up et le signalement sera anonymisé afin de supprimer toutes les données à caractère personnel dans un délai de deux mois. Lorsqu’une enquête est terminée et qu’aucune autre action n’est requise, le signalement sera anonymisé afin de supprimer toutes les données à caractère personnel dans un délai de deux mois.

Lorsqu’une enquête est terminée et que d’autres mesures sont requises, les données sont transférées à l’équipe des ressources humaines de Value Retail compétente ou aux forces de l’ordre pour prendre les mesures appropriées. Les données sont conservées dans Speak Up jusqu’à ce que toutes les actions ultérieures soient terminées, toutes les données à caractère personnel sont ensuite anonymisées.

Les données à caractère personnel et les autres informations transférées à l’équipe des ressources humaines seront conservées conformément à la procédure de conservation des données du personnel.

La confidentialité et la sécurité relatives à vos données à caractère personnel
Nous nous engageons à assurer la sécurité de vos données à caractère personnel et nous prendrons les précautions appropriées pour les protéger contre la perte, l’utilisation abusive ou l’altération.

L’ensemble de notre personnel et les partenaires tiers avec lesquels nous partageons vos données à caractère personnel sont tenus de respecter la confidentialité des données à caractère personnel de toutes les personnes. Nous contrôlons tous les tiers auxquels nous faisons appel pour nous assurer qu’ils peuvent fournir des garanties suffisantes concernant la confidentialité et la sécurité de vos données à caractère personnel, en particulier en ce qui concerne les mesures techniques et organisationnelles.

Des politiques et des processus précis et rigoureux ont été conçus et mis en œuvre pour garantir l’intégrité du traitement des données de Speak Up.

Vos droits
En ce qui concerne les données à caractère personnel que nous traitons à votre sujet, vous disposez des droits suivants :

1 Le droit de révoquer votre consentement au traitement de vos données à caractère personnel

Lorsque vous vous identifiez lors d’un signalement, vous donnez votre consentement pour le traitement par Speak Up des données à caractère personnel relatives à votre identité. Vous avez le droit de le retirer à tout moment (bien que si vous le faites, cela ne signifie pas que toutes les actions que nous avons menées avec vos données à caractère personnel avec votre accord jusqu’à maintenant sont illégales).

Si vous retirez votre consentement, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de poursuivre l’enquête. Nous vous en informerons le cas échéant. Lorsque vous vous identifiez au cours de votre signalement, nous sommes tenus d’informer la personne impliquée au plus tard un mois après le signalement (ce qui peut inclure la divulgation de votre identité) et le retrait de votre consentement peut donc avoir un effet limité au bout d’un mois.

2 Le droit d’être informé(e) des données à caractère personnel que nous traitons à votre sujet

Vous avez le droit de recevoir des informations claires, transparentes et facilement compréhensibles sur la manière dont nous recueillons et utilisons vos données à caractère personnel. C’est la raison pour laquelle nous vous fournissons les informations décrites dans la présente Politique.

3 Le droit d’accès aux données à caractère personnel que nous traitons à votre sujet

Si vous nous le demandez, nous vous confirmerons si nous traitons vos données à caractère personnel et, le cas échéant, nous vous fournirons une copie de ces données (ainsi que certaines autres informations). Si vous avez besoin d’exemplaires supplémentaires, nous pourrions être dans l’obligation de vous facturer des frais raisonnables.

4 Le droit de correction des données à caractère personnel que nous traitons à votre sujet

Si les données à caractère personnel dont nous disposons sur vous sont inexactes ou incomplètes, vous avez le droit de les faire corriger. Le résultat de toute enquête sera pertinent pour l'évaluation de toute demande de ce type que vous pourriez formuler. Si nous avons partagé vos données à caractère personnel avec d’autres entités, nous les informerons des changements dans la mesure du possible. Si vous nous le demandez, et si cela est possible et légal, nous vous indiquerons également avec qui nous avons partagé vos données à caractère personnel afin que vous puissiez les contacter directement.

5 Le droit de suppression des données à caractère personnel que nous traitons à votre sujet

C’est également ce qu’on appelle le « droit à l’oubli ». Vous pouvez nous demander de supprimer ou de retirer vos données à caractère personnel dans certaines circonstances, par exemple, si nous n’en avons plus besoin ou si vous retirez votre consentement (le cas échéant). Si nous avons partagé vos données à caractère personnel avec d’autres entités, nous les informerons de la demande de suppression dans la mesure du possible. Si vous nous le demandez, et si cela est possible et légal, nous vous indiquerons également avec qui nous avons partagé vos données à caractère personnel afin que vous puissiez les contacter directement.

6 Le droit de limitation du traitement des données à caractère personnel

Vous pouvez nous demander de bloquer ou de supprimer le traitement de vos données à caractère personnel dans certaines circonstances, par exemple, lorsque vous contestez l’exactitude de ces données ou que vous vous opposez à ce que nous les traitions. Nous serons toujours en mesure de stocker vos données à caractère personnel. Nous vous informerons avant de lever toute restriction. Si nous avons partagé vos données à caractère personnel avec d’autres entités, nous les informerons de la restriction lorsque cela est possible. Si vous nous le demandez, et si cela est possible et légal, nous vous indiquerons également avec qui nous avons partagé vos données à caractère personnel afin que vous puissiez les contacter directement.

7 Le droit à la portabilité de vos données à caractère personnel

Vous avez le droit, dans certaines circonstances, d’obtenir les données à caractère personnel que vous nous avez fournies (dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par ordinateur) et de les réutiliser ailleurs ou de nous demander de les transférer à un tiers de votre choix.

8 Le droit d’opposition aux données à caractère personnel que nous traitons

Vous pouvez nous demander de cesser de traiter vos données à caractère personnel, et nous le ferons, si nous nous appuyons sur nos propres intérêts légitimes pour traiter vos données à caractère personnel, sauf si nous pouvons justifier de motifs juridiques impérieux pour le traitement ; nos intérêts doivent l’emporter sur vos intérêts, droits et libertés ou servir à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.

9 Les droits relatifs à la prise de décision automatisée et au profilage à l’aide de vos données à caractère personnel

Vous avez le droit de ne pas faire l’objet d’une décision lorsqu’elle est fondée sur le traitement automatique, y compris le profilage, si elle produit un effet juridique ou vous affecte de façon importante.

10 Le droit de porter plainte auprès d’une autorité de contrôle de la protection des données

Si vous n’êtes pas satisfait d’un aspect quelconque de la manière dont nous recueillons, partageons ou utilisons vos données à caractère personnel, nous aimerions que vous nous en fassiez part. Vous pouvez nous contacter en utilisant les coordonnées susmentionnées. Vous avez également le droit de vous plaindre auprès de votre autorité locale chargée de la protection des données.

ROYAUME-UNI
The Information Commissioners’ Office (ICO)
https://ico.org.uk

IRLANDE
The Data Protection Commissioner (DPC)
https://www.dataprotection.ie/docs/Home/4.htm

FRANCE
Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL)
https://www.cnil.fr/fr

ITALIE
Garante per la protezione dei dati personali (Garante)
https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home

ESPAGNE
Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)
https://www.agpd.es

BELGIQUE
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

ALLEMAGNE
La protection des données pour les entreprises du secteur privé est supervisée par les autorités régionales chargées de la protection des données. Value Retail opère dans deux régions d’Allemagne et relève donc de la compétence de deux autorités de contrôle.

Bavière
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
https://www.lda.bayern.de/de/index.html

Bade-Wurtemberg
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Baden-Württemberg
https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

Pour exercer vos droits, veuillez envoyer un e-mail à l’adresse suivante : SpeakUpContact@ValueRetail.com

En général, nous répondons aux demandes et fournissons des informations gratuitement, mais nous pouvons facturer des frais raisonnables pour compenser nos coûts administratifs liés à la fourniture des renseignements en cas de :

demandes sans fondement ou exagérées/répétées ; ou
demandes d’autres copies concernant les mêmes informations.

En règle générale, nous vous répondrons dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande. Toutefois, si le traitement de la demande prend plus de temps que prévu, nous reviendrons vers vous pour vous en informer.

Modifications de la présente Politique de confidentialité
L’équipe chargée de la protection des données apporte régulièrement des modifications à la présente Politique afin de s’assurer que ses objectifs fixés sont atteints et de prendre en compte les modifications nécessaires. Si nous apportons des changements importants, nous prendrons des mesures supplémentaires pour vous en informer.

La présente Politique ne fait partie d’aucun contrat de travail ou d’engagement.