Informativa sulla privacy Speak Up
La presente Informativa sulla privacy (l’“Informativa”) fornisce informazioni dettagliate sui casi e sui motivi per i quali raccogliamo i vostri dati personali, e sulle modalità in cui li utilizziamo e conserviamo in sicurezza. L’Informativa descrive altresì i vostri diritti e come esercitarli.
La presente Informativa riguarda il programma Speak Up. Speak Up è una linea diretta riservata che potrete utilizzare per segnalare episodi gravi osservati o vissuti sul posto di lavoro che violano il nostro Codice di condotta ed etica. Speak Up può essere utilizzata da voi e dai vostri colleghi (dipendenti, fornitori e consulenti, compresi i lavoratori a tempo determinato) in tutti i Villaggi (Regno Unito ed Europa). È possibile consultare l’Informativa Speak Up qui.
Introduzione
Value Retail si impegna a proteggere i vostri dati personali. Sono i vostri dati, e come tali li rispettiamo.
L’utilizzo dei vostri dati personali potrà essere disciplinato anche da altre informative sulla privacy, come ad esempio l’Informativa sulla privacy del personale, reperibile qui o nel People Portal.
Chi siamo e come contattarci
La presente Informativa descrive le modalità in cui Value Retail Management Limited (e le sue società affiliate) raccoglie, utilizza e gestisce i vostri dati personali in Speak Up. Fate clic qui per saperne di più su chi siamo.
Maggiori informazioni
Value Retail Management Limited detiene e gestisce Speak Up e svolge il ruolo di titolare del trattamento dei vostri dati personali. A seconda delle circostanze indicate nella segnalazione, una o più società Value Retail saranno chiamate a condurre l’indagine o a collaborarvi, diventando contitolari dei vostri dati personali descritti nella presente Informativa.
In qualità di contitolari del trattamento, abbiamo stipulato accordi volti a garantire che il trattamento dei vostri dati personali sia adeguato e in ottemperanza alla normativa vigente in materia. Tali accordi riflettono i nostri rispettivi ruoli e responsabilità rispetto a voi e ai vostri dati personali. Inoltre, non pregiudicano in alcun modo i vostri diritti nascenti dalle norme in materia di protezione dei dati personali. Per qualunque domanda in merito alla presente Informativa o a Speak Up, o per esercitare i diritti qui descritti, potrete contattare Value Retail Management Limited tramite e-mail all’indirizzo SpeakUpContact@ValueRetail.com.
Solo per la Germania Wertheim Village e Ingolstadt Village hanno nominato un responsabile della protezione dei dati per la Germania, raggiungibile all’indirizzo DatenSchutzBeauftragter@ValueRetail.com
Casi di applicabilità dell’Informativa
La presente Informativa si applica nei seguenti casi:
- se presentate una segnalazione;
- se venite indicati come testimoni in una segnalazione;
- se è richiesta la vostra collaborazione in un’indagine; e
- se siete coinvolti o accusati di una condotta indebita in una segnalazione.
Tipologia dei dati personali e modalità in cui li raccogliamo
Raccogliamo esclusivamente i dati e le informazioni personali necessari ai fini della registrazione delle segnalazioni e della conduzione delle opportune indagini. Durante la segnalazione potrete scegliere se rivelare la vostra identità.
A seguire riportiamo i dettagli dei dati personali che raccogliamo:
I dettagli dei dati personali che raccogliamo
Maggiori informazioni
Data la natura di Speak Up, il trattamento potrebbe includere opinioni (che non potremo rendere più blande in fase di indagine) e, a seconda del tipo di accusa, in taluni casi prevediamo che il trattamento includa particolari categorie di dati personali (origine razziale ed etnica, credo religioso o filosofico, dettagli sulla vita o sull’orientamento sessuale, opinioni politiche o informazioni di carattere sanitario) e informazioni finanziarie, che trattiamo allo stesso modo delle categorie particolari di dati personali.
È possibile effettuare le segnalazioni utilizzando lo strumento di segnalazione online o telefonando agli appositi numeri telefonici forniti. Le chiamate non vengono registrate e, in caso di segnalazione online, i dati personali elettronici che potrebbero identificarvi non vengono raccolti (attenzione: laddove usiate lo strumento di segnalazione online Speak Up tramite un dispositivo Value Retail o la connessione alla rete Value Retail, Value Retail potrebbe rilevare la vostra visita al sito, senza però venire a conoscenza di eventuali segnalazioni).
Il programma Speak Up non raccoglie intenzionalmente i dati personali forniti dai minori o ad essi relativi.
Perché raccogliamo i dati personali e come li usiamo
Qualora presentiate una segnalazione identificabile tramite Speak Up, lo farete volontariamente. I dati personali e le altre informazioni fornite saranno usati per contattarvi al fine di avviare un’indagine o contribuire al suo svolgimento, ovvero come ausilio in un’indagine.
Nell’ambito delle procedure Speak Up, le persone che effettuano una segnalazione identificabile riceveranno una conferma di ricezione entro tre giorni e un aggiornamento entro tre mesi, fatto salvo il caso in cui l’aggiornamento comprometta gravemente la realizzazione dell’indagine e si renda necessario un rinvio.
Qualora siate state indicati come testimoni, o in caso di richiesta di collaborazione all’indagine o coinvolgimento in una segnalazione per condotta indebita, utilizzeremo i vostri dati personali e le altre informazioni al fine di esaminare la segnalazione.
Se non sei il segnalante, sarete informati del trattamento dei vostri dati personali contenuti nelle segnalazioni Speak Up entro un termine ragionevole, fermo restando che tale comunicazione non comprometta gravemente al massimo un mese, la realizzazione dell’indagine e si renda necessario un rinvio.
Base giuridica del trattamento
Value Retail tratta i dati personali delle persone che presentano la segnalazione (nei casi in cui decidano volontariamente di effettuarla in modo tale da poter essere identificate), dei testimoni, dei soggetti coinvolti e delle persone che conducono l’indagine:
-
Europa - nel rispetto del nostro obbligo di legge di garantire un sistema di segnalazione.
-
Regno Unito – nel quadro del nostro legittimo interesse commerciale di garantire un ambiente di lavoro sicuro, di approfondire i casi di violazione del Codice di condotta ed etica e di altre politiche aziendali, e di prevenire e individuare eventuali reati. Abbiamo realizzato una valutazione volta a garantire che i diritti e le libertà delle persone interessate non prevalgano sui nostri legittimi interessi.
In casi eccezionali, i dati personali e le relative informazioni possono essere trattati con il fine di individuare reati e garantire la sicurezza personale.
Condivisione dei dati personali e trasferimenti internazionali
Tutti i dati personali e le altre informazioni registrati tramite Speak Up saranno trattati con la massima riservatezza, in linea con le politiche e le procedure che disciplinano Speak Up. I dati ivi contenuti e tutte le comunicazioni da/verso Speak Up sono protetti mediante tecnologia crittografica e potranno essere divulgati al di fuori di Speak Up solo se strettamente necessario.
-
Tieni presente che saremo tenuti a informare la persona coinvolta del fatto che procederemo al trattamento dei suoi dati personali: se scegli di fornire la tua identità al momento della segnalazione o in base alla natura della denuncia stessa , la tua identità potrebbe essere rivelata alla persona implicata o a qualsiasi testimone con cui dobbiamo parlare Laddove si valuti l’opportunità di un’azione disciplinare, i dati e le informazioni personali delle persone che hanno presentato la segnalazione, dei testimoni, dei collaboratori e dei soggetti coinvolti saranno comunicati al reparto risorse umane di Value Retail.
-
Se strettamente necessario o ritenuto di vitale interesse per una persona, potremmo condividere con i servizi di emergenza i dati personali contenuti in una segnalazione.
-
Talvolta potremmo anche avvalerci della collaborazione di esperti e consulenti professionisti. Per maggiori informazioni, non esitate a contattarci.
Maggiori informazioni
Value Retail si avvale della collaborazione di NAVEX Global, Inc. che, in qualità di incaricato del trattamento, fornisce i servizi di segnalazione e assistenza online e telefonica, aiutandoci nella gestione di Speak Up. Navex conserva in sicurezza i dati Speak Up nel proprio centro dati all’interno dell’UE; tuttavia, gli addetti alle linee telefoniche sono ubicati in tutto il mondo (per assistere nella traduzione) e il sistema e i servizi di assistenza Navex hanno sede negli Stati Uniti.
Value Retail ha eseguito le valutazioni sul rischio di trasferimento e adottato le opportune garanzie, quali ad esempio le clausole contrattuali tipo predisposte dalle autorità europee e britanniche per la protezione dei dati. Tali misure non sono applicabili agli Stati Uniti.
Per quanto tempo conserviamo i dati personali
Nel caso in cui la vostra segnalazione non rispetti le linee guida Speak Up, dopo avervi informato tramite Speak Up, procederemo a rendere la segnalazione anonima e a eliminare tutti i dati personali entro due mesi. Una volta conclusa un’indagine senza che siano necessari ulteriori interventi, la segnalazione sarà resa anonima con l’eliminazione di tutti i dati personali entro due mesi.
Maggiori informazioni
Qualora si rendano necessari ulteriori interventi dopo la conclusione di un’indagine, i dati saranno trasferiti al reparto risorse umane di Value Retail o agli organismi locali preposti all’applicazione della legge affinché siano adottate misure idonee; i dati personali saranno conservati in Speak Up fino al compimento di tutti gli interventi necessari e poi resi anonimi.
I dati e le altre informazioni personali trasferiti al reparto risorse umane saranno conservati in linea con le tempistiche di conservazione previste per i dati del personale.
Riservatezza e sicurezza dei dati personali
Ci impegniamo a garantire la sicurezza dei vostri dati personali e adotteremo precauzioni adeguate per evitarne la perdita, l’uso indebito o l’alterazione.
Maggiori informazioni
Tutti i nostri dipendenti e collaboratori terzi con cui condividiamo i vostri dati personali hanno il dovere di rispettare la riservatezza dei dati personali di chiunque. Eseguiamo controlli su tutti i nostri collaboratori terzi per assicurarci che offrano garanzie sufficienti riguardo alla riservatezza e alla sicurezza dei vostri dati personali, in particolare rispetto a misure di natura tecnica e organizzativa.
Al fine di garantire l’integrità del trattamento dei dati di Speak Up, sono state predisposte e attuate politiche e procedure dettagliate ed efficaci.
I vostri diritti
In relazione al trattamento dei vostri dati personali, avete i seguenti diritti:
1 Diritto di revoca del consenso al trattamento dei dati personali
Maggiori informazioni
Presentando una segnalazione in cui vi identificate, consentite a Speak Up di trattare i dati personali relativi alla vostra identità. Avrete il diritto di revocare tale consenso in qualunque momento (senza che la revoca implichi l’illegittimità dell’utilizzo dei vostri dati personali fatto fino a quel momento con il vostro consenso).
Con la revoca del consenso, potremmo non essere in grado di proseguire l’indagine. In tal caso sarete prontamente informati. Per quanto riguarda le segnalazioni in cui indicate la vostra identità, abbiamo l’obbligo di informare la persona coinvolta entro e non oltre un mese dalla segnalazione (verosimilmente anche rivelando la vostra identità); in tal caso la revoca del consenso dopo un mese potrebbe avere effetti limitati.
2 Diritto all’informazione sui dati personali che trattiamo
Maggiori informazioni
YAvete il diritto di richiedere informazioni chiare, trasparenti e facilmente comprensibili relative alle nostre modalità di raccolta e utilizzo dei dati personali. Per questo motivo, tali informazioni sono riportate nella presente Informativa.
3 Diritto di accesso ai vostri dati personali da noi trattati
Maggiori informazioni
Su vostra richiesta, vi confermeremo se stiamo trattando i vostri dati personali e, in caso affermativo, forniremo una copia dei dati trattati (e di altri dettagli). La richiesta di copie aggiuntive potrebbe comportare l’addebito di una somma ragionevole.
4 Diritto di rettifica dei dati personali che trattiamo
Maggiori informazioni
Se i dati personali in nostro possesso sono incorretti o incompleti, avrete il diritto di chiederne la rettifica. L'esito di qualsiasi indagine sarà rilevante per la valutazione di qualsiasi richiesta di questo tipo che potresti avanzare. Nel caso in cui abbiamo condiviso i vostri dati personali con terzi, ove possibile li informeremo delle modifiche. Su vostra richiesta, laddove sia possibile e consentito dalla legge, vi indicheremo i soggetti con cui abbiamo condiviso i vostri dati personali affinché li possiate contattare direttamente.
5 Diritto alla cancellazione dei dati personali che trattiamo
Maggiori informazioni
Questo diritto è conosciuto anche come “diritto all’oblio”. In alcuni casi potrete chiederci di cancellare o eliminare i vostri dati personali, ad esempio se non sono più necessari per noi o se avete revocato il consenso (ove applicabile). Nel caso in cui abbiamo condiviso i vostri dati personali con terzi, ove possibile li informeremo della cancellazione. Su vostra richiesta, laddove sia possibile e consentito dalla legge, vi indicheremo i soggetti con cui abbiamo condiviso i vostri dati personali affinché li possiate contattare direttamente.
6 Diritto di limitazione al trattamento dei dati personali
Maggiori informazioni
Potrete richiedere di sospendere o cancellare il trattamento dei vostri dati personali in determinate circostanze, come nel caso di dati inesatti o di una vostra opposizione al trattamento. Potremo, tuttavia, continuare a conservare i vostri dati personali. Laddove vengano revocate specifiche limitazioni sarete prontamente informati. Nel caso in cui abbiamo condiviso i vostri dati personali con terzi, ove possibile li informeremo della limitazione. Su vostra richiesta, laddove sia possibile e consentito dalla legge, vi indicheremo i soggetti con cui abbiamo condiviso i vostri dati personali affinché li possiate contattare direttamente.
7 Diritto alla portabilità dei dati personali
Maggiori informazioni
In determinate circostanze, avrete il diritto di richiedere i dati personali che ci avete fornito (e di riceverli in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico) per poterli riutilizzare altrove, oppure di richiederci di trasferirli a terzi di vostra scelta.
8 Diritto di opposizione al trattamento dei dati personali
Read more
Potrete richiederci e ottenere la sospensione del trattamento dei vostri dati personali qualora il trattamento si basi su nostri legittimi interessi, salvo laddove siamo in grado di dimostrare l’esistenza di validi motivi per proseguire con il trattamento, come ad esempio il caso in cui i nostri interessi prevalgano sui vostri interessi, diritti e libertà, o il trattamento sia necessario per stabilire, esercitare o difendere un diritto legale.
9 Diritti relativi al processo decisionale automatizzato e alla profilazione mediante l’uso dei vostri dati personali
Maggiori informazioni
Avrete il diritto di non essere sottoposti a una decisione basata sul trattamento automatizzato, ivi compresa la profilazione, qualora tale decisione abbia su di voi ripercussioni giuridiche o di analoga rilevanza.
10 Diritto di presentare un reclamo all'autorità di controllo
Maggiori informazioni
Vi preghiamo di comunicarci se qualsiasi aspetto delle nostre modalità di raccolta, condivisione o utilizzo dei dati personali non è di vostro gradimento. È possibile contattarci usando le informazioni riportate in precedenza. Avete anche il diritto di presentare reclamo all’autorità per la protezione dei dati competente nella zona.
REGNO UNITO
The Information Commissioners’ Office (ICO)
https://ico.org.uk
IRLANDA
The Data Protection Commissioner (DPC)
https://www.dataprotection.ie/docs/Home/4.htm
FRANCIA
Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL)
https://www.cnil.fr/fr
ITALIA
Garante per la protezione dei dati personali (Garante)
https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home
SPAGNA
Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)
https://www.agpd.es
BELGIO
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
GERMANIA
La protezione dei dati per le organizzazioni del settore privato è controllata da autorità regionali. Value Retail opera in due regioni della Germania, per cui rientra nella giurisdizione di due autorità di controllo.
Baviera
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
https://www.lda.bayern.de/de/index.html
Baden-Württemberg
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Baden-Württemberg
https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de
Per esercitare i vostri diritti, vi preghiamo di scrivere a SpeakUpContact@ValueRetail.com
Maggiori informazioni
Normalmente rispondiamo alle richieste e forniamo informazioni gratuitamente, ma potremmo addebitare una somma ritenuta ragionevole per coprire i costi amministrativi per la fornitura di informazioni nei seguenti casi:
- richieste senza fondamento, esagerate o ripetute; o
- più copie delle stesse informazioni.
In genere rispondiamo entro un mese dalla ricezione delle richieste. Qualora la richiesta richiedesse più tempo per la sua gestione, sarete comunque informati.
Modifiche alla presente Informativa sulla privacy
La presente Informativa viene regolarmente rivista dal team di protezione dei dati al fine di garantire il conseguimento degli obiettivi che si propone e di effettuare eventuali modifiche. Ci impegneremo a informarvi in caso di modifiche significative.
La presente Informativa non è parte di nessun contratto di lavoro o collaborazione.